– تقسيم كار بين كاركنان دبيرخانه و مراقبت بر حسن انجام وظايف آنان .
– دريافت نامه ها ، بخشنامه ها و دستورالعمل هاي رسيده و تقسيم آن به قسمت هاي تابع اداره بر اساس اختيارا ت تفويض شده .
– تحويل پيش نويس نامه ها ، بخشنامه ها، نمونه برگ ها و دستور العمل ها به ماشين نويسي پس از امضا ي مقام مربوط .
– اقدام به منظور تطبيق پيش نويش ها با متن تايپ شده و رفع نواقص آن .
– اقدام به تكثير بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و نمون برگ ها و غيره پس از صدوردستور مقام مربوط با رعايت صرفه جويي .
– تطبيق رونوشت با اصل نامه ها و اسناد تأييد و گواهي آن ها .
– ارجاع نامه هاي ماشين شده به شهردار محترم يا معاون براي امضا بر حسب تفويض اختيار .
– پاسخگويي به سؤاالت مراجعان و انجام راهنمايي هاي الزم .
– تهيه پيش نويس مكاتبات الزم .
– نظارت مستقيم بر كار كاركنان دبيرخانه ، بايگاني ، ماشين نويسي و نامه رسانان برابر سازمان مصوب .
– انجام ساير امور ارجاعي در صورت لزوم.
– رعايت اصول و موازين اسالمي در انجام وظايف مربوط .
– تايپ نامه ها ، جدول ها ، بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و … .
– تهيه رونوشت از نامه ها در صورت لزوم .
– مراقبت در حفظ و نگهداري از سيستم رايانه
– انجام ساير امور ارجاعي در صورت لزوم.
– دريافت نامه هاي وارده و صادره از مسئول دبيرخانه به منظور ثبت سيستمي.
– ثبت شماره ، تاريخ و خالصه نامه ها ، نام صاحبان آن ها و مقام اقدام كننده .
– ثبت شماره نامه هاي وارده به منظور پيگيري هاي بعدي . – مراقبت در حفظ و نگهداري سيستم .
– تفكيك نامه هاي صادره و تحويل پيش نويس ها به بايگاني در اسرع وقت .
– ارجاع نامه هاي وارده به واحدهاي اداره در اسرع وقت.
– نوشتن دفاتر نامه رساني و انجام اقدامات مربوط به پست كردن نامه ها .
– تحويل دفاتر نامه رساني ، نامه ها ، بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و غيره به نامه رسان بر اساس تقسيم كار .
– پاسخگويي به سؤالات مراجعان در ارتباط با وظايف محوله .
– انجام ساير امور ارجاعي مربوط در صورت لزوم.